VALE O BOM SENSO
Há também uma outra situação, esta hipotética, mas não menos corriqueira. Digamos que um executivo vai ter uma reunião importantíssima logo pela manhã, no Hemisfério Norte, para discutir um contrato negociado à exaustão. A empresa autorizou uma passagem na classe executiva para preservar seu descanso e assegurar seu bom desempenho nesse compromisso, que deve começar logo depois da chegada ao destino. Mas ele, sem segundas intenções, resolve trocar a passagem por duas da classe econômica, pois assim fará uma surpresa à esposa, que levará consigo. O executivo aposta que não se sentirá abatido pelo efeito jet lag, que vai estar bem fisicamente durante a reunião e nem se preocupa com o que a empresa possa pensar a respeito dessa sua inocente decisão. Afinal, ele não está fazendo nada errado, muito menos aumentando os custos. Embora pareça sem importância, a iniciativa de trocar por conta própria a passagem sem dizer nada a ninguém pode não ser bem vista pela companhia. E, se descoberta, tem a capacidade de arranhar para sempre a imagem do executivo.
Tudo depende do bom senso de ambos os lados. “Hoje é perfeitamente aceitável misturar as viagens de negócios com particulares. Com uma condição: se houver ônus para a empresa, o funcionário deve assumir a diferença de custos”, diz Cristina Alencar, travel manager da GM. Isso se aplica também à famosa esticadinha de fim de semana, que é a situação em que o viajante aproveita sua presença em um local para estender a duração da viagem.

RESPEITO ÀS NORMAS
Em viagens de negócios, para não ter confusão, cada um tem o seu papel. À empresa cabe criar uma política de viagem clara, que contemple todos os detalhes necessários, e divulgá-la de forma eficaz e contínua para todo o seu corpo de colaboradores. O executivo, por sua vez, tem a responsabilidade de seguir essas regras. É preciso conhecer e respeitar normas sobre as opções de vôos e respectivas classes, hotéis e valores permitidos para despesas de alimentação e transporte, entre outros fatores. Na volta, mesmo que não seja exigência imperativa da empresa, é sempre de bom-tom apresentar um relatório que justifique os gastos, com os devidos comprovantes quando possível. “Jamais se deve gastar mais pela companhia do que se gastaria numa viagem pessoal”, diz Roberto Teixeira da Costa, integrante do conselho de administração da Sul América Seguros e que, juntamente com a consultora Susanna Sancovsky, assina o livro Nem Só de Marketing... Postura e Comportamento no Mundo Corporativo. “É preciso ter bom senso sempre. Se o gasto for pessoal, o executivo deve arcar com ele. Se for a trabalho, a companhia assume. Mas não se deve gastar mais apenas porque é a empresa que está pagando”, diz. Susanna, dona também de uma lista invejável de viagens de negócios em sua carreira, defende uma política de viagem transparente, amplamente conhecida pelos funcionários e que contemple detalhes importantes em qualquer situação, como a eventual necessidade de contratar um carregador de malas e até o pagamento de gorjetas, impossíveis de serem comprovados com recibo.
Mais enfático é o advogado Marcelo Bartuíra Pedroso, sócio da Bartuíra Pedroso Advocacia. “O executivo deve estar atento para demonstrar uma postura ética, porque sempre está visível aos olhos do mercado. Saber administrar corretamente a verba da companhia é uma forma de respaldar isso.” Ele lembra que, depois do escândalo financeiro envolvendo a Enron, as empresas em geral começaram a ser mais cautelosas em analisar não só seus números, mas os relatórios que os respaldam. “As empresas estão preocupadas em transmitir para seus stakeholders uma imagem extremamente ética. Se elas permitirem que seus funcionários a fraudem, pode ter, perante a sociedade, a imagem de que também frauda seu público”, diz Pedroso.